Er den gamle filserveren utkonkurrert av Sharepoint Services?

Sharepoint Services er nå i versjon 3 og produktet, som vi kjenner det, har eksistert i en årrekke. Før Sharepoint kom hadde Microsoft Index Server og Site Server som sannsynlig vis var byggeklosser til første Sharepoint Team Site og Sharepoint Portal Server. Om du blir forvirret av alle Sharepoint modellen så er ikke det så rart. Dagens versjoner dreier seg hovedsakelig om Windows Sharepoint Services 3.0 og Microsoft Office Sharepoint Server 2007, les om forskjellene hos her.  Sammenligningen videre i denne bloggen er om Windows Sharepoint Services forkortet WSS. Les videre om Sharepoint vs. filserveren.

Før vi ser på fordelen med WSS fremfor den gamle filserveren skal vi se på hva WSS, det vil si dokumentbiblioteket i WSS, ikke passer for. WSS er ikke bare et filoppbevaringssted, men et sted der det skal samhandles med dokumenter, det vil si at flere personer skal dele og samarbeide. WSS har derfor begrensninger innen noen områder:

• Store filer og pakker for utrulling av programvare. Sharepoint jobber bra med filer under 50MB og kan bli brukt til filer opp til 2GB, med konfigurasjon. Derimot utrulling av store programvarepakker som Office 2007 er ikke ideelt.
• Databaselagring. Filene i WSS er allerede lagret i SQL. Lagring av databasefiler i en database er derfor ikke heldig.
• Store lyd, video og streaming-medier og andre store read only images som kopier av DVD’er og CD’er. Slike filer deles sannsynligvis mer effektivt med en nettverksdisk.
• Eksekverbare filers som .exe, .vbs, .cmd, .bat. Som standard er slike programfiler blokkert i WSS for å ivareta brukernes egen sikkerhet.

Hvilke fordeler har da WSS i forhold til en filserver? Fordelene vi skal se på nå dreier seg om samhandling og bekvemlig tilgjengelighet:

• Ut og innsjekking som forhindrer overskrivning av dokumenter. Dersom du ønsker å jobbe med et dokument uten at andre får mulighet til å gjøre endringer, kan dokumentet sjekkes ut. Når dokumentet er sjekket ut vil det være i read-only-modus og dine kolleger vil se at det er sjekket ut og opptatt. Når dokumentet sjekkes inn kan andre igjen kunne gjøre endringer og dokumentet vil lagres i en ny versjon.
• Versjonshåndtering av dokumenter. På en filserver lagrer vi gjerne flere versjoner av en fil for å ha muligheten til å gå tilbake, vi får filer som tilbudsdok, tilbudsdok2, tilbudsdok33 og tilbudsdok_siste osv. Når dokumenter sjekkes inn i WSS blir det lagret som en ny versjon i det samme dokumentet. Ved hver nye versjon vil WSS be om en beskrivelse av endringen slik at det er enkelt å rygge tilbake for å finne den riktige tidligere versjonen.
• Styring av metadata for hvert dokumentbibliotek i WSS. I hvert dokumentbibliotek kan du sette pliktige felter som må eller kan fylles ut. Dette gjør det mulig å styre dokumentene i sammenhenger der de skal igjennom en prosess og gjør gjenfinning enklere.
• Søk og gjenfinning. WSS kan settes opp til å indeksere alle dokumenter slik at du kan søke etter innhold og metadata.
• Eieren av arbeidsområdet  kan enkelt styre rettighetene. I WSS er det enkelt for en vanlig bruker å styre tilganger til arbeidsområder.
• Samhandlingsverktøy i arbeidsområdene. Dokumentbibliotekene i WSS er bare en av mange funksjoner. WSS brukes som intranett, samhandlingsportal, prosjektstyringsportal og møteeffektivisering. Arbeidsområde kan settes sammen av er kunngjøringer, fellekalender, linker, diskusjonsgrupper, fremdriftsplaner, spørreundersøkelser, wikis, prosjektoppgaver, undersøkelser og mye mer.
• Tilgjengelig i nettleseren, windows utforsker og direkte i Office applikasjonen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook og Groove). Denne tilgangen kan også benyttes over internett siden WSS bruker http/https.

Konklusjon

Spørsmålet om Sharepoint utkonkurrerer den gamle filserveren er avhenging av bruken av systemet. Dokumenter fra ulike applikasjoner som deles, samhandles og/eller som ønskes sentralisert for backup passer utmerket for Sharepoint. Programfiler, databasefiler samt veldig store filer vil med fordel kunne legges på en filserver.

Hva som passer din virksomhet er avhengig av hvilke filer det jobbes med. Gjør en analyse av filene som brukes og test Hosted Sharepoint Services fra Already On gratis i 14 dager. På den måten får du testet om WSS fungerer for dere uten at det koster noe. Sjekk ut WSS, det vil sannsynligvis forenkel og effektivisere måten du jobber på.