Kommunenes kompetansedatabase: digital løsning for kompetansekartlegging, stillingsbeskrivelser og kompetansestyring i kommunen

• Ligger ansvarsbeskrivelser og stillingsprofiler spredt i Word-dokumenter, SharePoint og gamle mapper?
• Er det stor variasjon fra enhet til enhet i hvordan roller beskrives?
• Stillingsannonser lages “fra scratch” hver gang?
• Kompetansekartlegging og medarbeidersamtaler mye mer tidkrevende enn de trenger å være?
• Likelønnsdirektive krever dokumentasjon?

Resultatet er at HR og ledere bruker altfor mye tid på å finne igjen, tilpasse og “friske opp” gamle dokumenter – i stedet for å utvikle organisasjonen.

Det er bakgrunnen for at vi har etablert Kommunenes Kompetansedatabase.

‍

‍

Hva er Kommunenes Kompetansedatabase?

Kort fortalt:
Kommunenes Kompetansedatabase er en felles, strukturert kompetansedatabase skreddersydd norske kommuner, som kan brukes på tvers av HR, ledelse og fagmiljøer.

I dag inneholder databasen blant annet:

• Ca. 150 sentrale roller i en kommune
  – med tydelige ansvarsbeskrivelser
• Omtrent 700 unike kompetanser, hver med:
  • beskrivelse
  • læringsutbytte
  • nivåbeskrivelser

Vi har bygget dette med utgangspunkt i hvordan kommuner faktisk er organisert – og hva de faktisk må levere på. Databasen gir et felles språk for kompetanse, som kan brukes på tvers av enheter, virksomheter og fagområder.

‍

‍

‍

‍

‍

Fra “tomt dokument” til ferdig grunnlag – på minutter

I stedet for å starte på blanke ark hver gang, kan HR og ledere bruke Kommunenes Kompetansedatabase til å generere:

• Standard stillingsbeskrivelse
  – basert på rolle, ansvar og relevante kompetanser
• Stillingsannonse
  – med tydelig beskrivelse av ansvar, krav og ønsket kompetanseprofil
• Grunnlag for medarbeidersamtale
  – med strukturerte kompetanser og nivåer å snakke ut fra
• Grunnlag for kompetansekartlegging
  – hvor kompetanser og nivåer er tydelig definert
• Søkbar oversikt og analyser
  – slik at HR og ledelse får et bedre bilde av kompetansesituasjonen
• Direkte kobling til læring
  – slik at utviklingstiltak kan knyttes til konkrete kompetanser og nivåer

Poenget er ikke bare å lage “finere dokumenter”, men å standardisere måten kommunen jobber med kompetanse på – fra rekruttering til utvikling.

To nivåer: Felles database – eller full kommunetilpasning

Vi tilbyr løsningen på to nivåer, avhengig av hva kommunen ønsker:

1. Tilgang til Kommunenes felles Kompetansedatabase

Dette passer for kommuner som vil komme raskt i gang, teste konseptet og gi HR/utvalgte ledere et profesjonelt verktøy for kompetansearbeid.

Du får da tilgang til:

• hele kompetansedatabasen med ca. 150 roller og ca. 700 unike kompetanser
• ferdige ansvarsbeskrivelser og kompetansestrukturer
• funksjoner for å generere stillingsbeskrivelser, stillingsannonser m.m.

Pris:

• 14 dager gratis tilgang (ingen binding)
• Deretter 3 500 NOK per måned for tilgang

Dette er en rask måte å se:
Hvordan ville det faktisk fungere for oss – i vår kommune, med våre behov?

2. Egen kommunespesifikk versjon – tilpasset deres ambisjoner og organisering

For kommuner som ønsker å ta neste steg, tilbyr vi å sette opp en egen versjon av Kommunenes Kompetansedatabase, skreddersydd deres kommune.

Da får dere:

• tilpasning til egne ambisjoner, planer og operasjonsmodell
• innarbeiding av kommunens visjon og verdier
• inkludering av alle roller i kommunen (utover standard)
• opplæring av HR og nøkkelpersoner i bruk av løsningen
• tett kobling mellom kompetansestruktur, praksis og styringsdokumenter

I denne modellen blir databasen en integrert del av måten dere:

• rekrutterer
• utvikler ledere og medarbeidere
• følger opp kvalitet og tjenesteutvikling
• prioriterer kompetansetiltak

Pris for kommunespesifikk løsning:

• 24 000 NOK i etablering
• 7 900 NOK per måned

Hva gir dette i praksis? (konkrete gevinster)

Noen typiske gevinster kommuner kan hente ut:

1. Mer treffsikker rekruttering

• Stillingsannonser bygger på tydelige kompetanse- og ansvarsbeskrivelser
• Lettere å skille mellom “må-krav” og “bør-krav”
• Kandidater får et mer realistisk bilde av rollen

2. Mindre tid på administrasjon – mer tid på utvikling

• HR slipper å “oppfinne hjulet på nytt” hver gang
• Ledere får konkrete maler og støtte til medarbeidersamtaler
• Kompetansekartlegging blir mer strukturert og sammenlignbar

3. Bedre grunnlag for strategiske beslutninger

• Mulighet til å se: Hvilken kompetanse har vi? Hva mangler vi?
• Underlag for å prioritere tiltak innen rekruttering, intern mobilitet og læring
• Lettere å koble kompetansearbeid til kommunens overordnede mål

4. Et felles språk for kompetanse

• HR, ledere og medarbeidere snakker om de samme kompetansene på samme måte
• Mindre rom for tolkning og misforståelser
• Enklere å samarbeide på tvers av enheter og fagområder

Hvordan ser dette ut for en leder i hverdagen?

For en enhetsleder kan dette bety at:

• når hen får en ledig stilling, kan hen på få minutter hente en forslag til stillingsbeskrivelse og annonsetekst, basert på en definert rolle
• når medarbeidersamtaler skal forberedes, ligger det allerede klare kompetanseområder og nivåbeskrivelser å snakke rundt
• når det planlegges utviklingstiltak, kan lederen ta utgangspunkt i konkrete kompetansegap, ikke bare “følelse og erfaring”

For HR betyr det at:

• krav til kompetanse ikke må diskuteres “fra scratch” hver gang – det finnes et felles utgangspunkt
• det er enklere å støtte og veilede ledere, fordi man har samme struktur i bunn
• man kan jobbe mer strategisk og mindre ad hoc med kompetansearbeidet

14 dager gratis tilgang – prøv det i praksis

Vi mener at dette best forstås ikke ved å lese om det, men ved å prøve det.

Derfor tilbyr vi:

• 14 dagers gratis tilgang til Kommunenes Kompetansedatabase
  • ingen binding
  • ingen krav om kjøp i etterkant

I prøveperioden anbefaler vi typisk å:

1. La HR og et utvalg ledere teste verktøyet på konkrete behov
   • f.eks. en reell rekruttering, oppdatering av stillingsbeskrivelser eller forberedelse til medarbeidersamtaler
2. Se hvordan det oppleves å jobbe med kompetanse når mye av grunnlaget allerede er definert
3. Vurdere om dere ønsker å:
   • fortsette med felles databasen, eller
   • ta steget til en egen kommunespesifikk løsning

Er dette relevant for dere?

Hvis du som leder kjenner deg igjen i noe av dette:

• mye manuelt arbeid knyttet til stillingsbeskrivelser, annonser og kompetansekartlegging
• ulik praksis i organisasjonen og mangel på felles struktur
• behov for å jobbe mer strategisk med kompetanse, men lite tid

…da er sannsynligheten stor for at Kommunenes Kompetansedatabase kan være et nyttig verktøy for dere.

Neste steg

Vi har gjort terskelen lav for å teste:

1. Start med 14 dagers gratis tilgang til Kommunenes Kompetansedatabase
2. Bruk løsningen på reelle case i din kommune
3. Ta en kort evaluering:
   • Hva fungerte?
   • Hvor ser dere størst potensial?
   • Er det aktuelt med en egen kommunetilpasset versjon?

‍