Already On

AlonLearn / Kongress og konferanse

Programmet, påmeldingen og oppmøtet
henger sammen.

For deg som arrangerer konferanser med mange deltakere og parallelle spor — og er lei av å lime Eventbrite, Mailchimp og en gigantisk Excel sammen for hånd. Deltakeren får sin egen agenda på telefonen; du får konkrete no-show-tall etter konferansen. Brukt av Optikerforbundet og Petroliumsforeningen — med en ny påmelding i minuttet på plattformen.

Book demo Få priseksempel →

«I dag jonglerer arrangementsansvarlige Eventbrite for påmelding, Mailchimp for utsendelser og en Excel-fil for selve programmet — og bruker papirskiltene på dørene som backup når deltakerne lurer på hvor neste session er.»

AlonLearn samler påmelding, program, innsjekk og etter-rapport i samme system.

ÉN ARBEIDSFLYT

Fra fire systemer til ett.

Det arrangementsansvarlige klager mest over: Eventbrite for å ta imot påmelding, Mailchimp for kategoriserte utsendelser, en stor Excel-fil for programmet og papirlister i resepsjonen for å sjekke hvem som faktisk dukker opp. AlonLearn samler hele konferanse-syklusen i ett grensesnitt — du logger inn én gang.

AlonLearn
how_to_reg

Påmelding

Deltaker- og prisvariasjoner per kategori, Stripe-betaling, faktura ved behov.

Erstatter Eventbrite
view_timeline

Program og agenda

Timeline med parallelle sessions, ett-klikks valg og «Min agenda» på telefonen.

Erstatter Excel
qr_code_scanner

Innsjekk og oppmøte

QR-scanning ved ankomst, frivillige bruker egen telefon.

Erstatter papirlister
bar_chart

Etter-rapport

No-show-tall per session, kursbevis utstedt, Excel til styret.

Erstatter manuell jobb

Slik ser det ut

Fra program til «Min agenda» til deltakerliste.

Du bygger programmet i kursredigeringen. Deltakeren plukker sessions med ett klikk og får sin personlige agenda på telefonen — ingen utskrift, ingen leting i et 40-siders programhefte. Du ser hele deltakerlisten med session-valg, kategori og custom fields i samme grensesnitt.

1

Programmet i timeline

Sessions vises kronologisk med parallelle spor side om side, keynotes merket, timer-kategorier som farget badge og kapasitetsindikator per session. Klikkbare titler leder til full beskrivelse.

Konferanseprogram i AlonLearn med timeline, parallelle sessions, keynote-merking og kapasitet
2

«Min agenda» på telefonen

Deltakerens personlige oversikt — bare sessions de selv har valgt, i kronologisk rekkefølge. Tilgjengelig på Min side på telefonen og som iCal-fil til Outlook eller Google Kalender.

Min side i AlonLearn med deltakerens valgte sessions, kategorier og kursbevis-status
3

Deltakerlisten med alt på

Påmeldte, kategori, valgte sessions, custom fields som allergier og diett, betalingsstatus og frammøte — alt på én side. Filtrer, søk og eksporter til Excel uten å gå gjennom Mailchimp eller Eventbrite-eksport først.

Deltakerliste i AlonLearn med session-valg, kategori, custom fields og frammøte

PROGRAM OG SESSIONS

Timeline, parallelle spor og «Min agenda»

Konferansen er ett kurs i AlonLearn med flere sessions koblet til seg. Hver session er et eget delkurs med egen kapasitet, tid og foreleser — og deltakeren plukker selv med ett klikk per tidsslot.

view_timeline

Timeline med parallelle spor

Hele konferanseprogrammet vist kronologisk — keynotes, parallelle sessions og obligatoriske aktiviteter side om side. Deltakeren ser øyeblikkelig hva som skjer når, og hva som krasjer med hva.

event

Sessions med egen kapasitet

Hver session er et eget kurs under konferansen — med egen tid, sted, beskrivelse, foreleser og maks-kapasitet. Når plassen er full er den full, og venteliste tas i bruk automatisk.

touch_app

Ett-klikks valg av sessions

Etter påmelding velger deltakeren sessions med ett klikk per tidsslot. Velger de en ny session i samme slot, byttes den forrige ut automatisk — ingen risiko for dobbeltbooking.

calendar_month

«Min agenda» på telefonen

Deltakeren ser sitt eget program på telefonen under konferansen — bare sessions de selv har valgt, i kronologisk rekkefølge med romnavn, foreleser og veibeskrivelse. Ingen papirutskrift, ingen leting i et 40-siders programhefte.

event_available

iCal-eksport

Last ned hele programmet eller bare egen agenda til Outlook, Google Kalender eller Apple Kalender. Sessions dukker opp i kalenderen med riktig tid, sted og romnavn.

swap_horiz

Selvbetjent bytte før frist

Deltakeren kan endre session-valg fritt fram til en konfigurerbar frist du setter — etter det havner forespørselen hos arrangør. Mindre fram-og-tilbake på e-post med 300 deltakere som har skiftet mening.

LIVE DEMO

Slik velger deltakeren sine break-out sessions

Interaktiv demo av deltaker-opplevelsen — bla gjennom programmet, klikk deg inn på en session og legg den til «Min agenda» med ett klikk per tidsslot. Akkurat slik en konferanse­deltaker gjør det på telefonen.

LIVE DEMO

Slik bygger arrangøren programmet på admin-siden

Interaktiv demo av admin-opplevelsen — opprett sessions, sett kapasitet per tidsslot og se programmet ta form.

Admin-grensesnitt vises kun på større skjermer.

DELTAKERE OG KATEGORIER

Foreleser, frivillig, sponsor, presse — riktig regel per gruppe

Ikke alle deltakere er like. Forelesere skal ikke betale, utstillere skal ikke melde seg på sessions, og custom fields fanger allergier, hotellbehov og fagspor uten å rote til skjemaene på andre kurs.

groups

Deltakerkategorier

Foreleser, frivillig, deltaker, utstiller, presse, VIP — sett rolle ved påmelding eller manuelt på admin-siden. Utstillere får inngangskort men ikke session-tilgang; forelesere kan melde seg på sessions de selv ikke holder.

price_change

Kategoriavhengige priser

Sett ulik pris per deltakerkategori — medlemspris, ikke-medlem, student, sponsor, gratis for foreleser. Prisen avgjøres ved påmelding basert på kategorien deltakeren tilhører.

edit_document

Custom fields i påmeldingsskjemaet

Allergier, diett, t-skjorte-størrelse, hotellpreferanse, transportbehov, fagspor — legg til de feltene akkurat denne konferansen trenger, uten å rote til skjemaene på andre kurs.

auto_awesome

Auto-påmelding til keynotes

Keynotes og obligatoriske aktiviteter velges ikke — deltakeren meldes på automatisk ved konferanse-registrering. Ingen «glemte å huke av»-overraskelser når salen er full.

restart_alt

Cascade-avregistrering

Hvis en deltaker melder seg av konferansen fjernes de automatisk fra alle sessions. Plassene frigis, ventelistene rykker, og du gjør ikke 25 manuelle oppdateringer.

queue

Venteliste med auto-promotering

Når en session er full settes deltakere på venteliste. Avbestiller noen, rykker første ventende automatisk opp og får varsel — uten at du må overvåke noe.

INNSJEKK OG OPPMØTE

QR-innsjekk — slik vet du hvem som faktisk var der

Hver deltaker har sin personlige QR-kode fra påmeldingsbekreftelsen. Frivillige scanner ved ankomst til hver session — én scan registrerer deltakeren som til stede og gir konkret no-show-tall etterpå. Frivilligkorpset bruker egen smartelefon — for en typisk fagdag med 500 deltakere og 4 parallelle spor holder 6–8 frivillige.

qr_code_scanner

QR-scanning ved innsjekk

Hver deltaker har sin egen personlige QR-kode fra påmeldings­bekreftelsen. Frivillige scanner ved ankomst — én scan registrerer deltakeren som til stede og åpner for automatisk timer-tildeling og kursbevis basert på faktisk oppmøte.

phone_iphone

Vanlig telefon — ingen ekstra utstyr

Scanner-appen kjører i nettleseren på telefonen. Ingen leid maskinvare, ingen leverandørbygde scannerstativer, ingen «hvor er ladekabelen?». Frivilligkorpset bruker sin egen smartelefon.

face

Navn og foto vises ved scan

Frivillig ser deltakerens navn, foto og status («Innsjekket 09:01») ved hver scan — fysisk verifisering for å fange opp byttede QR-koder eller andre uregelmessigheter.

tune

Oppmøtemodus per session

Velg hva som passer per session: Ingen oppmøteregistrering (manuell status) eller QR-scanning ved ankomst (én scan = oppmøtt). Strenge fagdager bruker scanning, lett-frokoster trenger ingen.

monitoring

Live oversikt under konferansen

Admin-dashbordet viser i sanntid hvor mange som er inne i hver session, hvor mange som er ventet, og hvilke sessions som er overbooket. Du oppdager problemet før salen tømmes.

volunteer_activism

Egen rolle for frivillige

Frivillige får begrenset tilgang — kun scanner-appen og oppmøteloggen for sin session. De ser ikke deltakerlistene, betalingsstatus eller adminfunksjoner. Trygt å gi tilgang til folk som er der bare lørdagen.

«Papirskiltene på dørene som fortsatt henger der dagen etter konferansen, er den synligste delen av et arrangementssystem som ikke henger sammen.»

I AlonLearn ser deltakeren neste session i lomma. Du ser hvem som var inne i salen.

14 manuelle steg i typisk konferanse-administrasjon — hvor mange kan dere kutte?

Få en kort sjekkliste på e-post: 14 typiske manuelle steg (fra invitasjon til etter-rapport), hvor lang tid de tar i snitt, og hvor mange AlonLearn automatiserer for dere. Konkret, ikke generisk — og uten salgssamtale.

Få sjekklisten på e-post →

KOMMUNIKASJON

Riktig melding til riktig kategori, på riktig kanal

Bekreftelse via e-post, påminnelse via SMS dagen før, takk-mail etter konferansen — alle malene knyttes til samme konferanse med egne triggere. Filtrer på kategori, session eller custom field og send til den filtrerte gruppen.

mark_email_read

Flere e-postmaler per konferanse

Bekreftelse ved påmelding, praktisk info en uke før, programendringer dagen før, takk-mail etter — alle malene knyttes til samme konferanse med egne triggere. Ingen Mailchimp-kjøring ved siden av.

sms

SMS-påminnelse via Strex

Send SMS til alle påmeldte dagen før konferansen eller rett før en spesifikk session starter. Strex-integrasjonen håndterer levering på norske nummer — du redigerer teksten, AlonLearn sender.

forward_to_inbox

Målrett per kategori

Send en mail kun til forelesere med prøveromtilgang, eller bare til utstillere med oppriggings­info. Filtrer deltakerlisten på kategori, session eller custom field, og send til den filtrerte gruppen.

reviews

Session-feedback med stjerner

Etter hver session får deltakeren mulighet til å gi 1–5 stjerner og en valgfri kommentar. Resultatene aggregeres per foreleser og per session — eksponert i admin-rapporten samme dag.

E-postmaler i AlonLearn med flere triggere per konferanse — bekreftelse, påminnelse, programendring, takk-mail

ETTER KONFERANSEN

Kursbevis, timer-tildeling og konkrete no-show-tall

Når QR-innsjekkloggen forteller hvem som faktisk var inne i salen, utstedes kursbevis og tildeles timer automatisk — basert på frammøte, ikke påmelding. Deltakerlisten med custom fields eksporteres til Excel for catering, sikkerhet eller styremøtet.

workspace_premium

Kursbevis per session og samlet

Utsted kursbevis per session for de som faktisk var til stede (basert på QR-innsjekk), eller ett samlet bevis for hele konferansen. Maler og signaturer hentes fra organisasjonens eksisterende kursbevis-oppsett.

schedule

Timer tildeles automatisk

Hours-award-logikken tildeler timer automatisk når deltakeren er registrert som til stede via QR-innsjekk. Revisjon- og regnskapstimer settes som farget badge på hver session og rapporteres riktig per deltaker.

bar_chart

Påmeldte vs frammøtte

Konkret no-show-tall per session — ikke estimater fra papirlister. Sammenlign mot fjorårets tall og dimensjoner saler riktig neste gang. Eksporter rapporten til styret samme uke.

table_view

Excel-eksport av deltakerliste

Komplett deltakerliste med session-valg, kontaktinfo, kategori og custom fields (allergier, diett, hotell) eksporteres til Excel med ett klikk — for cateringen, sikkerhetsansvarlig eller fakturadelen i økonomi.

Vil du gi siden videre internt?

Få en 2-siders oversikt over konferansestøtte i AlonLearn — som PDF du kan dele med kommunikasjons­avdelingen, fagkomiteen eller styret før dere skal velge ny plattform.

Få 1-pager (PDF) på e-post →

Integrasjoner

Kobler seg til verktøyene dere allerede bruker.

Stripe for betaling, Strex for SMS-påminnelser, SparkPost for e-post-utsendelser, iCal for kalender­synkronisering, Entra ID for SSO der det er ønskelig. Vimeo Live for å strømme keynotes til de som ikke kunne reise.

Stripe
Strex
SparkPost
iCal
Entra ID (SSO)
Vimeo Live
Se alle integrasjoner →

BLENDED LEARNING

Konferansen som ett steg i et større faglig løp

Pre-reading via e-læring, konferansen i fysisk sal med streamet keynote, post-event-evaluering og kursbevis — alle formater administreres fra samme grensesnitt, med felles deltakerliste og kursbevis-mal.

school

E-læring

Forberedelseskurs deltakerne tar før konferansen — SCORM-spores så du vet hvem som faktisk har lest seg opp.

videocam

Webinar og streaming

Strøm keynotes og utvalgte sessions til de som ikke kunne reise — felles deltakerliste på tvers av sal og strøm.

apartment

Fysiske kurs

Fagdager og mindre samlinger som ikke trenger full konferanse-struktur — samme verktøy, enklere oppsett.

route

Læringsløp

Sett konferansen inn som ett steg i et større faglig løp — pre-reading, konferanse, post-event-oppgave, kursbevis.

GÅ DYPERE

Hele læringsstacken i AlonLearn.

Konferansestøtten bygger på AlonLearns generelle kursadministrasjon og kobler videre til streaming, læringsløp og kursbevis. Utforsk de andre delene her.

Webinar og streaming →

Strøm hovedscenen via Vimeo Live til de som ikke kunne reise — chat, Q&A og polls i samme grensesnitt, opptak klart rett etter sending.

Kursadministrasjon →

Det generelle rammeverket for kurs, deltakere, kursbevis og rapporter — konferansestøtten bygger på dette og legger til timeline, sessions og QR-innsjekk.

Læringsløp →

Sett konferansen inn som ett steg i et større faglig løp med pre-reading, fysisk konferanse og etterarbeid — felles kursbevis på toppen.

Vanlige spørsmål om kongress og konferanse i AlonLearn

Hvor mange deltakere og parallelle sessions tåler konferansestøtten?
Plattformen er testet på konferanser med flere hundre deltakere og titalls parallelle sessions per tidsslot. Du gir oss et estimat på topp-volum og antall sessions, så finner vi riktig pakke — kapasiteten er ikke det som skal stoppe dere. Selve påmeldings­transaksjonene er atomiske og kollisjons-sikre, så 200 mennesker som klikker «Velg» samtidig på 30-personers-sessionen overbookes ikke.
Hvor mange frivillige trenger vi for å bemanne QR-innsjekken?
Tommelfingerregel: én skanner per inngang og én per parallell-session som krever oppmøte­registrering. Skannere kjører i nettleseren på vanlig smartelefon, så hver frivillig bruker sin egen. Tidsforbruk per scan er ca. 2–3 sekunder. For en typisk fagdag med 500 deltakere og 4 parallelle spor klarer 6–8 frivillige seg fint — vi gir konkret bemannings­råd basert på programmet deres.
Trenger deltakeren en app for «Min agenda»?
Nei. Min agenda er et responsivt webgrensesnitt — deltakeren legger nettsiden til hjemskjermen på telefonen om de vil, men det er ingen native app de må laste ned fra App Store eller Google Play. Det ene unntaket er hvis dere kombinerer med streaming via Vimeo — da brukes Vimeos web-player.
Kan vi ta betalt for konferansen med ulike priser per kategori?
Ja. Sett pris per deltakerkategori (medlem, ikke-medlem, student, foreleser-gratis, sponsor) og prisen avgjøres ved påmelding. Stripe håndterer kortbetaling og kvitteringer; faktura kan velges der det er aktuelt. Eksisterende fakturaflyt i AlonLearn brukes uendret — konferansestøtten endrer ikke noe på den biten.
Hvordan kobler vi konferansen mot vår eksisterende CRM/medlemsbase?
Hvis dere allerede er på AlonLearn er medlemsbasen integrert som en del av plattformen — kategorier som «medlem» og «ikke-medlem» settes automatisk basert på medlemsstatus. For organisasjoner med en separat CRM, kan vi importere medlemslisten ved oppstart og synkronisere via CSV eller API. Entra ID brukes for SSO der det er ønskelig.
Hvordan håndteres GDPR for deltakerdata, custom fields og oppmøtelogg?
AlonLearn driftes i AWS i EU (Irland). Påmeldingsdata, deltakerlister, oppmøtelogger og opptak ligger innenfor EØS. Databehandleravtale og GDPR-vedlegg signeres ved oppstart. Custom fields som allergier og diett er sensitive helsedata — disse lagres adskilt og slettes automatisk etter konferansen er ferdig hvis dere ønsker. Deltakere har full innsynsrett via Min side.
Vi har webinar-streaming av deler av konferansen. Hvordan håndteres det?
Streaming kjøres via AlonLearns Vimeo Live-integrasjon — samme verktøy som webinarsiden vår. Keynotes strømmes til de som ikke kunne være fysisk til stede, opptaket ligger klart for alle påmeldte rett etter sendingen, og frammøtetiden måles per minutt. For ren timer-tildeling til fjerndeltakere finnes en kombinasjon av Vimeo Player API og periodiske «jeg er fortsatt med»-prompts som kan tilbys som tilleggsopsjon.
Hva er det ene vi får av AlonLearn som vi ikke får av Eventbrite eller Trippus?
Tre ting konkret. Først: programmet, påmeldingen og QR-oppmøtet henger sammen — du eksporterer ikke til et eget oppmøtesystem og importerer ikke tilbake. Andre: kursbevis med timer-tildeling utstedes automatisk basert på faktisk frammøte, ikke på påmelding. Tredje: konferansen din lever videre etter dagen — opptak, deltakerliste, evaluering og rapporter er på samme sted neste år når dere planlegger samme konferanse med samme mal.

Vil dere se hvordan det ser ut for konferansen deres?

30-min uformell gjennomgang — vi tar programbygger, Min agenda, QR-innsjekk og etter-rapport fra A til Å med utgangspunkt i konferansen dere faktisk skal kjøre.

Book demoSe priser →